Het belang van stakeholdermanagement in digitale projecten.

Elke onderneming is anders

Stakeholdermanagement is niet een bijkomende taak, maar een essentieel onderdeel van het succes van een project. Het houdt in dat je de behoeften, verwachtingen en invloed begrijpt van iedereen die bij het project betrokken is, van eindgebruikers en klanten tot teamleden en externe partners.

Als je geen rekening houdt met de interne dynamiek, machtsverhoudingen en persoonlijke relaties, loop je het risico om belangrijke stakeholders te vervreemden of de projectdoelen niet goed af te stemmen op de strategische doelen van de organisatie.

Dit gebrek aan inzicht kan leiden tot miscommunicatie, tegenstrijdige prioriteiten en een gebrek aan betrokkenheid van cruciale teamleden of afdelingen. Het gevolg hiervan kan zijn dat het project te maken krijgt met vertragingen, budgetoverschrijdingen of zelfs volledig mislukt, doordat essentiële steun en middelen niet worden verkregen of verkeerd worden ingezet.

Autonomous Core Teams with a decision-making mandate

In de afgelopen 20 jaar hebben we te maken gehad met allerlei soorten stakeholders, variërend van individuele klanten, kleine en middelgrote groepen tot wereldwijde organisaties met talloze interne afdelingen.

Door deze diverse samenwerkingen hebben we verschillende tactieken en strategieën ontwikkeld en verfijnd om projecten succesvol te laten verlopen.

De eerste stap voor ons is altijd het definiëren van een kernteam. Deze aanpak versterkt de teamleden, bevordert verantwoordelijkheid en stroomlijnt het besluitvormingsproces.

Het kernteam is de groep mensen die de bevoegdheid heeft om autonoom beslissingen te nemen om het project vooruit te helpen. Zij zijn aanwezig bij elke vergadering en hebben het denkproces gevolgd dat heeft geleid tot de genomen beslissingen. Het is uiterst lastig om een besluitvormer buiten het kernteam te hebben, omdat die persoon vaak niet beschikt over de context en het proces dat heeft geleid tot de voorgestelde oplossing.

Besluitvormers hebben vaak niet de tijd om aan elke workshop of vergadering deel te nemen, dus het kernteam moet een balans vinden en regelmatig met hen afstemmen. En hoe zit het dan met andere stakeholders die geen deel uitmaken van het kernteam?

Responsible

Onze kernteamleden spelen een cruciale rol door de "R" (Responsible) en "A" (Accountable) onderdelen van de RACI-matrix op zich te nemen. Deze personen staan centraal in onze projectmanagementstrategie, sturen de taken aan en zorgen ervoor dat alles op schema blijft. Als Verantwoordelijke (Responsible) partijen voeren zij de taken uit en beheren zij de dagelijkse activiteiten.

Accountable

Als Verantwoordelijke (Accountable) leden nemen zij belangrijke beslissingen en dragen zij de verantwoordelijkheid voor de resultaten, waarbij zij zorgen voor het succes van het project. Door toegewijde teamleden in deze kritieke rollen te hebben, houden we duidelijke verantwoordelijkheid en efficiënte voortgang, waardoor iedereen op één lijn blijft en zich richt op onze doelen.

Consulsted

De andere leden van onze organisatie spelen belangrijke rollen door de "C" (Consulted) en "I" (Informed) onderdelen van de RACI-matrix op zich te nemen. Degenen in de rol van Raadpleger (Consulted) leveren waardevolle input en expertise, en bieden inzichten en feedback die de richting van het project beïnvloeden. Hun betrokkenheid zorgt ervoor dat alle perspectieven worden overwogen en dat we goed geïnformeerde beslissingen nemen.

Informed

Ondertussen worden degenen in de rol van Geïnformeerde (Informed) op de hoogte gehouden van de voortgang en resultaten. Deze groep ontvangt regelmatige updates en communicatie, wat transparantie waarborgt en ervoor zorgt dat iedereen op de hoogte blijft van de projectstatus en eventuele wijzigingen.

Deze structuur maakt effectieve communicatie en snelle besluitvorming mogelijk, wat essentieel is voor het succesvol afronden van elk project. Het biedt zowel ons als de klant een nieuw perspectief op de interne politiek, machtsstructuren en interpersoonlijke relaties die een rol spelen.